GDPR

2018.05.25 trädde General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft i hela EU och KKV Halmstad lyder precis som andra organisationer under den. GDPR ersätter den tidigare Personuppgiftslagen (PUL). KKV Halmstad samlar in och behandlar information framförallt för att underlätta driften av föreningen och för att kommunicera med medlemmar. Vi behandlar även data vid ansökningar och rapporter till stiftelser, myndigheter och andra organisationer.
Målet för KKV Halmstad är att inte samla mer information om våra medlemmar än vad vi behöver för att kunna driva vår kollektiva förening.

Information om våra medlemmar som vi samlar in och rutinmässigt behandlar är:
namn, adress, e-post, telefonnummer, hemsideadress.
Information om våra medlemmar som vi undantagsvis behandlar är personnummer, och folkbokföringsadress för t.ex. löneutbetalning.

Informationsprocessen

  • För den som vill bli medlem finns en ansökningsblankett på hemsidan. Ansökningsblanketten fylls i och skickas till sekr.kkvhalmstad@gmail.com
  • Ansökan tas upp på nästkommande styrelsemöte, därefter skickas ett informationsbrev till sökanden, med uppgifter om inbetalning av medlemsavgift.
  • När kassören sett att medlemsavgiften är betald, får den sökande ett välkomstbrev med inbjudan till en informationsträff.
  • Efter deltagande i en informationsträff kan den nya medlemmen hämta ut en egen tagg (nyckel).
  • Medlemsansökningarna förvaras i ett låst styrelseskåp.

Utdrag, ändring och borttagning Om du har ansökt om medlemskap, är befintlig eller tidigare medlem, och vill se vilka personuppgifter vi har om dig så hör av dig till styrelsen.

Vem har tillgång till din information

Styrelsen och medlemmar med förtroendeuppdrag har egna datorer som är kodade – t.ex. för att göra ett medlemsutskick, se över förvaringslistorna eller kursanmälningar, osv.
Informationens livslängd.

När du avslutar medlemskap är du inte längre registrerad som medlem och eventuella noteringar om ditt medlemskap – som epost & telefonnummer – raderas.

Epost på KKV Halmstad

KKV Halmstad sparar inkommande och utgående epost som skickas till styrelsen. Vi använder det för att kunna behandla aktuella ärenden men även för att kunna följa upp tidigare beslut och diskussioner, bestridning av fakturor, osv. Eftersom vi inte har något ärendehanteringssystem och det årligen tillkommer styrelsemedlemmar, verkstadssamordnare och andra förtroendeposter så använder vi epost för att få kontinuitet i verksamheten.

Föreningen eftersträvar att hålla god eposthygien och gör inte massutskick där medlemmars epost är synliga.

Facebook

Facebook.com. KKV i Halmstad har en egen Facebook-sida, men den används framförallt för marknadsföring av kurser och evenemang på KKV. Medlemmar på vissa verkstäder har valt att starta sidor för sina verkstäder på, men föreningen administrerar inte dem.

Dataintrång

Agerande vid överträdelser, datorintrång, missbruk, osv. Skulle personuppgifter om medlemmar på något sätt missbrukas eller misstänkas kunna missbrukas – t.ex. p.g.a. datorintrång – så kommer antingen de berörda att informeras omgående. Målet är såklart att behandla data på ett sätt där vi minimerar risken, men eftersom vi använder oss av hyrd/köpt programvara på externa servrar så kan intrång aldrig uteslutas.

Om du tror att din data via KKV Halmstad har hamnat, eller riskerar att hamna i orätta händer så hör av dig omgående. 

Uppdaterad 15.12.19